Polityka prywatności
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działalnością sklepu internetowego jest podmiot prowadzący sklep pod marką hillsandhickory. Sklep działa na platformie Shopify i prowadzi sprzedaż mebli do salonu, przedpokoju i stref przechowywania, biura, sypialni oraz jadalni, kierując ofertę przede wszystkim do klientów w Polsce.
Przetwarzamy dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi konta klienta, zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, płatności, dostawy mebli, zwrotów, refundacji, reklamacji, kontaktu z klientem, bezpieczeństwa serwisu oraz obowiązków rozliczeniowych. Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie wykorzystujemy danych z zamówień do niezamówionych działań promocyjnych.
Przy utworzeniu konta klienta, jeżeli użytkownik zdecyduje się je utworzyć, możemy przetwarzać imię i nazwisko, adres e-mail, dane kontaktowe, zapisane adresy i techniczne informacje związane z kontem.
Przy składaniu zamówienia przetwarzamy imię i nazwisko, adres rozliczeniowy i dostawy, numer telefonu, e-mail, informacje o zamówionych meblach, wartości zamówienia, podatkach, kosztach dostawy, statusie płatności, identyfikatorach transakcji i dokumentach sprzedaży. Jeżeli klient poda informacje potrzebne przy dostawie dużego mebla, takie jak dane odbiorcy lub instrukcje dotyczące dostępu do miejsca doręczenia, wykorzystujemy je tylko do realizacji dostawy.
Pełne dane instrumentu płatniczego są przetwarzane w zabezpieczonym środowisku operatora płatności. Sklep otrzymuje i wykorzystuje jedynie informacje potrzebne do potwierdzenia, rozliczenia, zwrotu lub wyjaśnienia transakcji.
Przy zwrocie, refundacji, reklamacji lub obsłudze posprzedażowej możemy przetwarzać numer zamówienia, dane kontaktowe, korespondencję, informacje o dostawie i płatności oraz materiały dobrowolnie przekazane w celu udokumentowania problemu z meblem. Dane te służą wyłącznie prowadzeniu konkretnej sprawy, w tym obsłudze 30-dniowego zwrotu. Po zleceniu refundacji zaksięgowanie środków może standardowo trwać 5–7 dni roboczych.
Podczas korzystania ze strony mogą być przetwarzane dane techniczne: adres IP, data i czas połączenia, typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, informacje o sesji, odwiedzane podstrony, identyfikatory techniczne oraz zapisy błędów i zdarzeń bezpieczeństwa. Niezbędne pliki cookie i podobne mechanizmy mogą służyć do utrzymania sesji, koszyka, realizacji zamówienia i ochrony przed nadużyciami. Technologie opcjonalne wymagające zgody mogą działać dopiero po jej udzieleniu.
Dane związane z kontem, zamówieniem, płatnością, dostawą, zwrotem i kontaktem dotyczącym zakupu przetwarzamy, gdy jest to konieczne do podjęcia działań na żądanie klienta lub wykonania umowy. Dane na fakturach, potwierdzeniach transakcji i w dokumentacji rozliczeniowej przetwarzamy w zakresie koniecznym do wykonania obowiązków księgowych, podatkowych i dokumentacyjnych.
Korespondencja, dane bezpieczeństwa, informacje potrzebne do przeciwdziałania oszustwom, ustalenia przebiegu transakcji oraz dochodzenia lub obrony roszczeń mogą być przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu administratora, z poszanowaniem praw użytkownika. Jeżeli określone przetwarzanie wymaga zgody, użytkownik może ją w dowolnym momencie wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Nie prosimy o przekazywanie danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, przekonaniach, pochodzeniu lub dane biometryczne.
W celu doręczenia zamówienia przekazujemy przewoźnikowi wyłącznie dane potrzebne do transportu i kontaktu z odbiorcą. Przesyłki mogą obsługiwać USPS, DHL Express, UPS lub FedEx. Zakres danych obejmuje przede wszystkim imię i nazwisko odbiorcy, adres dostawy, numer telefonu lub e-mail, identyfikator przesyłki oraz informacje konieczne do realizacji transportu. Przy organizowanym zwrocie odpowiednie dane mogą zostać przekazane przewoźnikowi również w celu odbioru mebla.
Shopify zapewnia infrastrukturę techniczną sklepu i przetwarza dane klientów w zakresie potrzebnym do świadczenia usług platformy. W odniesieniu do danych przetwarzanych na nasze polecenie działa jako dostawca przetwarzający dane; w funkcjach, w których sam ustala cele i środki przetwarzania, odpowiada za własny zakres przetwarzania.
Dane mogą zostać przekazane operatorowi płatności wybranemu przy finalizacji zamówienia wyłącznie w zakresie potrzebnym do autoryzacji, rozliczenia, refundacji lub ochrony przed nadużyciami. Odbiorcy danych są zobowiązani do odpowiedniego zabezpieczenia i poufności danych oraz wykorzystania ich tylko zgodnie ze swoją rolą i obowiązkami. Dane mogą być ujawnione właściwemu organowi publicznemu, gdy istnieje prawny obowiązek ich przekazania.
Ze względu na globalną infrastrukturę Shopify, operatorów płatności i przewoźników dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Taki transfer może nastąpić wyłącznie przy zastosowaniu właściwego mechanizmu ochrony danych, odpowiedniego dla danego odbiorcy i państwa, takiego jak uznany odpowiedni poziom ochrony, wiążące reguły korporacyjne albo standardowe zabezpieczenia umowne wraz z dodatkowymi środkami, gdy są potrzebne.
Przekazywany zakres ograniczamy do danych koniecznych do wykonania konkretnej usługi. Nie zezwalamy usługodawcom na używanie danych klientów do innych celów w ramach naszego zlecenia.
Dane konta klienta przechowujemy do czasu jego usunięcia lub ustania potrzeby prowadzenia konta. Dane powiązane z zakupem mogą być przechowywane dłużej, jeżeli są potrzebne do rozliczenia transakcji, wykonania obowiązków dokumentacyjnych albo zabezpieczenia roszczeń.
Dane zamówień, płatności, refundacji i dokumenty rozliczeniowe przechowujemy zasadniczo przez 5 lat liczonych od początku roku następującego po roku, którego dokumentacja dotyczy, chyba że obowiązek prawny wymaga dłuższego okresu. Dane dostawy, zwrotów i reklamacji przechowujemy do zakończenia sprawy, a następnie tylko przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Korespondencję niezwiązaną z zakupem usuwamy po zamknięciu sprawy, gdy nie istnieje dalsza podstawa jej przechowywania. Logi techniczne i bezpieczeństwa przechowujemy tylko tak długo, jak jest to konieczne do ochrony sklepu, diagnozy błędów i wyjaśniania incydentów, po czym są usuwane lub anonimizowane.
Transmisja danych przez sklep jest zabezpieczana szyfrowanym połączeniem HTTPS/TLS. Dostęp do panelu sklepu i danych zamówień jest ograniczony do zakresu koniecznego do obsługi sprzedaży i spraw klientów. Stosujemy kontrolę dostępu, ograniczanie uprawnień, rejestrowanie zdarzeń technicznych oraz zabezpieczenia zapewniane przez Shopify i operatorów płatności.
W razie naruszenia bezpieczeństwa ustalamy jego zakres i możliwe skutki, zabezpieczamy dostęp oraz dokumentujemy działania naprawcze. Jeżeli incydent może powodować ryzyko dla praw lub wolności osób, zgłaszamy go właściwemu organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Gdy ryzyko dla osoby jest wysokie, informujemy ją bez zbędnej zwłoki o charakterze zdarzenia i zalecanych środkach ochrony.
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, uzupełnienia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz — gdy ma to zastosowanie — przeniesienia danych. Może sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na uzasadnionym interesie i wycofać zgodę, jeżeli dane są przetwarzane na jej podstawie.
Żądanie można przesłać na hellohelp@hillsandhickory.com albo listownie na adres podany w części kontaktowej. Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy, możemy poprosić o informacje konieczne do jej potwierdzenia.
Na wniosek odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu jednego miesiąca. W przypadku szczególnej złożoności lub dużej liczby wniosków termin może zostać przedłużony maksymalnie o kolejne dwa miesiące; informację o przedłużeniu i przyczynie przekazujemy w pierwszym miesiącu. Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna.
Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne. Informacje, które muszą pozostać w dokumentacji z powodu obowiązków rozliczeniowych albo są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, mogą być przechowywane wyłącznie w tym zakresie.
Użytkownik ma również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że jego dane są przetwarzane nieprawidłowo.
Klient powinien podawać dane prawdziwe i aktualne oraz przekazywać dane innej osoby, na przykład odbiorcy zamówienia, tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione realizacją dostawy. Wiadomości i załączniki powinny zawierać wyłącznie informacje potrzebne do obsługi sprawy. Administrator odpowiada za sposób przetwarzania danych otrzymanych przez sklep, a użytkownik za prawidłowość danych przekazanych przez siebie.
E-mail: hellohelp@hillsandhickory.com
Telefon: +1 325 246 9964
Adres korespondencyjny: 8050 OAKDELL WAY APT 2308, SAN ANTONIO, TX 78240
Godziny obsługi klienta: poniedziałek–piątek, 9:00–18:00. W weekendy oraz w polskie dni ustawowo wolne od pracy obsługa jest nieczynna.